Życie po Microsofcie. Suwerenność cyfrowa i bezpieczeństwo danych w naszej kancelarii

Bardzo miło mi poinformować Państwa, że nasza kancelaria zakończyła proces migracji systemów informatycznych z platform firmy Microsoft na własne serwery i europejskie oprogramowanie open source, z wykorzystaniem m. in. Nextcloud oraz Linux.

Dlaczego zdecydowaliśmy się na zmianę

Ten proces miał na celu przede wszystkim zwiększenie bezpieczeństwa danych naszych Klientów, w tym przetwarzanych przez kancelarię danych osobowych, a także podniesienie poziomu bezpieczeństwa systemów informatycznych. Jednocześnie chcieliśmy uniezależnić się od Microsoftu, czyli firmy stosującej tzw. vendor lock-in, tj. praktyki prowadzącej do uzależnienia od produktów jednego dostawcy.

Przez ostatnie 8 lat wykorzystywałyśmy w kancelarii systemy informatyczne Microsoft: Outlook (do poczty elektronicznej), Office 365 (do edycji dokumentów – Word/Excel), SharePoint i OneDrive (repozytorium plików, chmura i organizacja dostępu) oraz Teams (do czata wewnętrznego oraz do wideo/audio konferencji). Korzystałyśmy z laptopów z systemem Windows lub macOS.

Cały dostęp do danych i ich bezpieczeństwo opierały się na hasłach do chmury Microsoft i jej zabezpieczeniach. Przez długi czas wydawało się to najlepszym możliwym zabezpieczeniem i oczywistym wyborem.

Decyzja o głębokiej zmianie struktury informatycznej, w jakiej działa nasza kancelaria adwokacka, została podjęta wobec niepokojących sygnałów zza oceanu oraz zwiększeniu naszej świadomości odnośnie do obowiązującego w USA prawa. Amerykański CLOUD Act daje tamtejszym organom ścigania prawo do żądania od amerykańskich dostawców usług w chmurze, np. od Amazonu, Microsoftu czy Google, przekazania wszystkich danych, które składowane są na serwerach tych firm, nawet jeśli te serwery znajdują się na terenie Unii Europejskiej.

Jednocześnie realne stało się zagrożenie wyłączenia przez firmę Microsoft dostępu do wszystkich elementów oprogramowania, począwszy od poczty elektronicznej, przez dostęp do plików i komunikację za pośrednictwem Teams. Również awaria infrastruktury Azure/Microsoft mogła doprowadzić do całkowitego odcięcia kancelarii od danych i e-mail.

Dlatego nasza kancelaria przestała korzystać z usług amerykańskich Big Techów. Był to złożony proces trwający w sumie ponad pół roku.

Proces migracji

Po wyborze Kooperatywy Sieciowej jako partnera kancelarii w tym procesie, migracja rozpoczęła się w końcu 2025 roku. Rozpoczęliśmy od opracowania planu wdrożenia, którego realizacja rozpoczęła się w styczniu 2026 roku. Przez ostatnie 6 miesięcy wykonaliśmy wspólnie wielki wysiłek organizacyjny, aby uruchomić nowe systemy i wydobyć dane kancelarii oraz pocztę elektroniczną z serwerów Microsoft. To ostatnie było jednym z najtrudniejszych zadań w czasie migracji.

Pobranie danych od firmy Microsoft było procesem żmudnym ze względu na szereg barier technicznych, brak jasnych instrukcji i utrudnione pobieranie dużej liczby plików z ich serwerów. Dzięki dużemu zaangażowaniu zespołu kancelarii i informatyków wszystkie dane udało się pobrać i zabezpieczyć.

Jak pracujemy dzisiaj

Obecnie kancelaria pracuje w pełni na wolnym oprogramowaniu, stworzonym i rozwijanym w Europie. Wszystkie serwery i stacje robocze oparte są na systemie operacyjnym Linux (TuxedoOS). Do pracy biurowej używamy oprogramowania Nextcloud, z którym jako edytor plików zintegrowano oprogramowanie OnlyOffice.

Nextcloud jest zainstalowany na lokalnych serwerach i ułatwia pracę poprzez zapewnienie nam całego potrzebnego oprogramowania w jednej witrynie: dysponujemy tam repozytorium plików, programem do obsługi poczty elektronicznej, komunikatorem Talk do czatów wewnętrznych i z Klientami oraz wideokonferencji, kalendarzem wspólnym i osobistymi, wspaniałym rozwiązaniem do organizacji pracy (Tablica), a także innymi aplikacjami ułatwiającymi wspólną pracę. Nextcloud działa również na urządzeniach mobilnych, dlatego zaczęłyśmy korzystać ze zdegooglowanych telefonów europejskiej produkcji (eOS i VollaOS), co w wielkim stopniu zwiększyło prywatność użytkowników.

Znacznie poprawiło się bezpieczeństwo danych przetwarzanych informatycznie. Obecnie posiadamy kilka własnych serwerów. Dostęp do serwera podstawowego możliwy jest jedynie z wnętrza sieci lokalnej w kancelarii, albo za pośrednictwem VPN NetBird – nie jest to więc serwer dostępny publicznie.

Kolejny serwer, dostępny poprzez sieć, służy do komunikacji zewnętrznej kancelarii z Klientami. Następny zapewnia synchronizację pomiędzy nimi, a serwer zapasowy został uruchomiony w celu regularnego dokonywania back-up’ów. W przypadku awarii serwera podstawowego, serwer pomocniczy jest w stanie w krótkim czasie podjąć pracę awaryjnie jako serwer główny, do momentu usunięcia usterki. Oprogramowanie jest regularnie aktualizowane.

Co zyskaliśmy

Przyzwyczajenie się do nowych rozwiązań oraz dostosowywanie ich do potrzeb kancelarii zajęło nam kilka miesięcy i wymagało od wszystkich pracowników wysiłku organizacyjnego, ale efekt jest bardzo dobry i przechodzi oczekiwania. W nowym systemie pracuje się łatwiej i szybciej, można też zmieniać funkcjonalności wedle swoich potrzeb.

Kancelaria jest teraz jedynym dysponentem danych. Jest odporna na awarie oprogramowania światowego molocha technologicznego, na zmiany w oprogramowaniu wprowadzane bez uzgodnienia z użytkownikami, na zagrożenia związane z ewentualnym udostępnianiem danych do uczenia maszynowego, a także na konsekwencje możliwych konfliktów ekonomicznych lub celnych ze Stanami Zjednoczonymi.

Osiągnęliśmy niezależność od jednego dostawcy usług, przechodząc na model pracy bez „vendor lockin”. Serwer poczty elektronicznej, jak również serwer “publiczny” mogą zostać zmienione na systemy innego dostawcy, gdyż posługują się otwartymi protokołami i strukturami danych, zgodnymi ze standardami przemysłowymi.

Ze względu na to, że wolne oprogramowanie zapewnia szerokie możliwości i nieszablonowe rozwiązania, możemy też myśleć o rozszerzaniu funkcjonalności i budowaniu nowych rozwiązań dla naszej kancelarii.

Słowo zachęty

Publikuję tę informację również po to, aby wlać w nasze europejskie serca trochę nadziei i odwagi. Widzę, że nareszcie zaczęto rozmowę publiczną o europejskiej suwerenności cyfrowej i jest coraz więcej przykładów udanych wdrożeń wolnego oprogramowania. Jednocześnie mam wrażenie, że wiele osób lub instytucji boi się wprowadzać rozwiązania open source. Zdaję sobie sprawę, że wymaga to sporo determinacji, wszak mniemanie o braku prawdziwej alternatywy dla oprogramowania Big Techów jest powszechne. Nasza kancelaria jest dowodem, że da się, i że życie po Microsofcie nie tylko istnieje, ale jest lepsze.

Na zakończenie bardzo dziękuję Kooperatywie Sieciowej za współpracę i wsparcie we wdrożeniu nowych rozwiązań.

Emilia Barabasz, adwokatka